读《档案管理技术使用手册》

　《档案管理技术使用手册》是阿根廷路易斯·费·比阿萨利于1982年所著，由何嘉荪与曹家驹合译，于1986年由档案出版社出版。路易斯·费·比阿萨利曾担任阿根廷全国邮政总档案馆的馆长和中央邮政技术学校的教授，后担任阿哥社会博物馆大学目录学专业档案学教授，他还担任过阿根廷档案协会主席。本书是其工作和教学实践的总结，结合档案专业的理论知识来完成的。此书对于阿根廷80年代的档案专业教育、档案工作具有巨大的指导意义，而且对政府、企业的文书、档案、秘书人员也有很大的现实作用和参考价值。正如译者所说：“这是本以具体介绍文书处理和档案管理见长并附有实例及图表的著作”。

　 本书共十一章，内容丰富，涵盖了企业及其文件管理部的组织、文件和表格文书的控制计划、收发室、档案室、档案馆的组织结构、工作方法、人员培训、录用、管理、专业教育、文件价值的鉴定、分类系统与文件的归档等多方面，其中文件价值的鉴定和分类系统与文件的归档这两方面作者花了很大的篇幅来写，故其现实的指导意义很强，是一本不可或缺的参考书、工具书。

　 一：阿根廷的档案馆的分类及与我国档案馆建设现状的比较

　1：历史档案馆。主要收藏具有历史价值的文件，即无行政价值或现行效用的文件，是在形成机关、单位中保存时限期满而具有历史价值的文件。此类档案馆在我国也存在，如：第一历史档案馆、第二历史档案馆，但我国的第一历史档案馆、第二历史档案馆分别保存的是明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆和中华民国时期（1912-1949）各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆。阿根廷的历史档案馆保存的档案在我国大都保存在综合档案馆之中。

　 2：政府机关档案馆。收藏的是文书部门已经办理完但应在政府机关之中保存一段时间，以备不时查询和作为法律凭据保存的文件；且这些文件一旦保管期满即应按照规定预先净化处理并送历史档案馆保存。在我国，政府机关大多都有自己的档案室，当文件在档案室保管期满且现行价值不大时按全宗分类移交至档案馆，且大部分情况下文件的“净化处理”工作是在档案室完成后送至档案馆，档案馆仅作档案目录的录入、编排、档案排列、入库、上架、消毒等工作，并不对档案内容作任何修改，这样做的目的是保证文件的原始顺序。

　 3：教会档案馆。教会档案馆的组织结构与众不同，在一定程度上对外是“封闭”的，专门收藏办理完毕的文件，也有的还兼管正在处理过程中的文件，它隶属于政府的宗教部门或者宗教社会组织、机构。在我国，并没有教会档案馆，或者我们称之为宗教档案馆，但却在各种政治、经济、文化活动中形成一些宗教档案，这些档案大都保存在政府宗教管理部门的档案室之中，也有的保存在综合档案馆之中。

　 4：司法档案馆。因司法部门独立于行政管理部门之外，所以需要设立专门的档案保管机构以储存自己的档案，并满足其特殊需求。在我国专门的司法档案馆并不多见，大多数是在司法机构的办公室下设档案室来保管本机关的档案，但是其保管的档案不仅限于司法档案，还包括本机关的组织沿革、机构设置、人员变动等等。

　 5公用事业机构档案馆。它实施一套独立的规章制度，征集与收藏所有与田产、财产有关的文件。这种档案馆在我国同样并不存在，在我国与田产、财产有关的文件大多保存在政府机构的档案馆或综合档案馆。

　 6：行政档案馆。这类档案馆包括企业档案馆、商业档案馆、工业档案馆、银行及奇特类似产业的档案馆；一般收藏具有法律意义和现行效用的现代或现行文件，其保管期限多种多样。在我国，行政档案馆我们通常是定义为政府的档案馆，主要保管在行政活动中产生的文件，反映政府部门的职能活动、记录政府机构的变革。而企业档案馆在我国则是划分为单独的范畴；主要保存本企业的档案，并为本企业服务。商业档案馆目前也逐渐的发展起来。而银行档案馆则是由各银行自己建设、领导和管理。

　 7:医学档案馆.收藏与医院、门诊所的病例记录等有关的文件材料。此类档案馆在我国还不足以建立，因为建设档案馆需要花费大量的资金，各医院大多把资金用在购买医疗设备、聘期专家、提高环境上，所以几乎所有的医院仅仅是设立一个档案室，保管本单位的档案，甚至一些小型的医院、门诊部没有设立档案室，而是将档案保存在各办公室中。

　 8：报刊档案馆。收藏各种报刊作为档案保存。报刊作为一种大众印刷出版物，其职能是很明确的，在我国大部门的报刊机构都属于国有的，所以其必须在履行其传播新闻的职能的同时把工作的重点放在如何盈利上，这也就必然导致将报纸作为档案保存的观念不能成为工作的重心。但是随着经济文化的发展，各报业机构也逐渐认识到将报纸作为档案保存的重要性，所以大多数报业机构都成立自己的档案室，当然也有些报业机构的报纸是保存的综合档案馆中。

　 9：技术档案馆或专业档案馆。技术的进步为更多种类的信息敞开了大门，这些信息是用各种不同的手段如电子计算机、录像、照相、幻灯等记录与取得的。这类档案馆在我国大量存在，如1952年成立的地质资料馆，1958年成立的中国电影资料馆和测绘资料馆。以及60-80年代成立的机械工业部档案馆、铁道部档案馆、外交部档案馆、测绘档案馆、气象档案馆、交通部档案馆、邮电部档案馆、中国人民解放军档案馆、中国照片档案馆等等。具有很强的专业性。

　 二：评价

　在档案馆划分的角度上我国与阿根廷相比有较大区别，但从总体上相比，我国的档案馆种类较少，且档案馆建设的重点主要是国家档案馆，对各种报刊、医疗等专业档案馆建设的投入不够。各种公共机构和专业部门的档案馆数量少之又少，这是我国档案馆建设中最大的弊端。