人事行政部印章管理规定

　1、人事行政部印章适用范围

　人事行政部印章包括人力资源专用章、劳动合同专用章、工作证章、厂证章。

　1、人力资源专用章适用范围

　1）对公用于公司提交到劳动局、社保局、就业局、公积金管理中心的工作资料，以及提交给保险公司的业务资料。

　 2）对私用于公司出具的在职证明、离职证明、薪资证明（收入证明）、工作年限证明（仅适用员工在加多宝公司期间的工作年限）等与人事信息相关证明。

　 2、劳动合同专用章适用范围

　用于公司与员工签订劳动合同、协议以及证明双方劳动关系的资料。 

　 3、工作证章适用范围

　用于与公司有劳动关系的员工工作证。

　4、厂证章适用范围

　用于与公司无劳动关系的人员出入公司佩带的证件（包括来宾证、临时出入证、司机出入证、搬运工出入证等）。

　2、人事行政部印章保管

　1、人力资源专用章、劳动合同专用章由人力资源及行政经理保管，工作证章、厂证章由人力资源主任（或人力资源及行政经理授权的员工）保管。

　 2、印章保管人依据人事行政部印章的适用范围和印章申请使用流程，监督、控制用印过程，并在此过程中行使使用权。

　3、印章使用地点在保管人的工作区，特殊情况应经厂长或人力资源及行政经理（仅限工作证章/厂证章）书面批准后方可带出使用。 印章不得随意乱放，下班时间和节假日必须将印章锁于柜中，防止印章丢失。印章保管人（或在其监督下派专人）应及时清洗印章、添加印油，确保印章清晰。

　3、人事行政部印章申请使用流程

　1、人力资源专用章

　1）对公资料：人力资源部申请人持需盖章的对公资料及经审批后的《人力资源部盖章申请表》，至人力资源及行政经理处盖章。

　2）对私资料：

　A、需人力资源部开具证明：

　1对于需人力资源部予以开具与人事信息相关的证明，申请人填写《人力资源部盖章申请表》（工厂离职员工有需开具离职证明的，由人力资源部相关人员填写《人力资源部盖章申请表》）经审批后，由人力资源部按固定文件格式予以开具。

　2对于需人力资源部予以开具薪资证明/在职证明等与人事信息相关且需盖公司公章的证明（销售大区除外），申请人先按照人力资源专用章的盖章申请流程申请（申请中注明需盖公章），然后由人力资源部相关人员定期（每周五）根据公司《印章管理制度》进行申请审批后予以开具，并由董事长办公室相关人员加盖公司公章。

　B、需盖人力资源专用章的文件

　1工厂员工有需盖人力资源专用章的文件，申请人持需盖章文件及经审批后的《人力资源部盖章申请表》，至人力资源及行政经理处盖章。

　2销售大区员工有需盖人力资源专用章的文件，申请人将需盖章文件交销售大区人力资源部，由销售大区人力资源部负责对盖章文件进行审核并将审核后的盖章文件及经审批后的《人力资源部盖章申请表》交工厂人力资源部，由工厂人力资源及行政经理按规定予以盖章。

　 2、劳动合同专用章

　1）工厂人力资源部有需盖劳动合同专用章的申请人，持相关资料及经审批批准后的《人力资源部盖章申请表》，至人力资源及行政经理处盖章。

　 2）销售大区有需盖劳动合同专用章的申请人，由销售大区人力资源部负责对盖章文件进行审核并将审核后的盖章文件及经审批后的《人力资源部盖章申请表》及《劳动合同邮寄清单》交工厂人力资源部，由工厂人力资源及行政经理按规定予以盖章。

　 3、工作证章/厂证章

　人力资源部有需盖工作证章/厂证章的申请人，持相关证件和经审批批准后的《人力资源部盖章申请表》，至由人力资源主任处盖章。

　4、 《文件盖章申请表》审批权限

　审批权限表

　盖章类别

　申请部门

　申请部门经理（人力资源部除外）

　工厂人力资源部

　销售大区人力资源部

　厂长

　人力资源主任

　人力资源及行政经理

　人事主任

　人事经理

　人力资源专用章

　工厂人力资源部

　∨

　∨

　∨

　工厂其他部门

　∨

　∨

　∨

　销售大区

　∨

　劳动合同专用章

　工厂人力资源部

　∨

　∨

　∨

　销售大区

　☆

　☆　

　工作证章/厂证章

　工厂人力资源部

　∨

　∨

　销售大区

　☆

　☆　

　注：“☆”代表任意一方批准（通过）即可生效     “∨”代表需加签方可生效

　5、附 则

　1、印章保管人在使用印章时，对于不符合盖章范围/要求的文件，有权拒绝。印章保管人需严格按照公司制度使用印章，不得假借职权盗用印章或将印章作为私人利益用途。如果保管人违反公司相关管理规定给公司造成损失的，公司将依法追究法律责任及经济赔偿。

　2、涉及到员工其他方面的证明如婚姻状况、计划生育方面、员工配偶及家庭成员的个人经济方面的担保证明、虚假证明、空白证明/介绍信/劳动合同/证件、商业性合同/协议等一律不予以盖章。离职证明一定是员工离职生效以后开具，不可提前开具。原则上人力资源部不给予离职员工开具两次以上离职证明。

　3、人力资源部开具的相关证明都有固定格式，且在职证明、薪资证明（收入证明）均有“用途说明”的文字叙述。“用途说明”的内容为：“本证明仅限于员工个人  （用途待填写）

　 之用，不得用于其他用途，并对由此产生的经济纠纷不承担法律责任”。

　4、原则上，所有盖好章的证明/文件需要各部门申请人本人到人力资源部领取。特殊情况可由部门文员代领。但是，对于人力资源部开具的薪资证明必须由申请人本人到人力资源部领取。

　5、各部门申请人必须如实填写人力资源部盖章申请表格及文件使用用途等内容。填写虚假内容者，一经查实，将按公司的相关规定处理；造成不良后果的，由申请人承担全部责任。

　6、本规定自公布之日起执行。

　附件一：《人力资源部盖章申请表》

　附件二：《人力资源部盖章申请流程图》

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