单证管理兢兢业业六余载 一丝不苟踏踏实实几度秋

　—单证管理员**同志经验先进事迹材料­ 

　 　2011年，我部保费规模突破11507万元，是全省首个保费超过亿元的县级支公司。保费规模大，使用保单量多，给单证管理工作带来了很大困难和挑战。为深刻贯彻落实总、省、市三级公司对单证管理工作的部署和要求，解决单证管理方面存在的突出问题，全面强化单证管理工作，提高风险防范能力，保障业务健康发展，扭转原先单证管理工作混乱的局面，经过这几年的探索和努力，我部单证管理工作已步入正轨，并不断提升。在2010年全市范围内单证互查工作中，我部被评为“单证管理工作先进单位”。对单证管理相关文件进行汇编、对作废标志、保险证等不能进行装订的单证进行粘贴按年度归档等规范性工作都得到省公司的赞扬和认可，并在全省范围内推广。现对我这几年单证工作经历作以下简要介绍。

　一、认真执行上级管理制度、制定本级实施细则

　2006年我部设置了专职的单证管理岗，做到专人专岗，保证了单证管理工作的稳定性和专一性，能更好的履行单证管理的工作职责。

　从事单证管理工作七年间，我认真学习了上级下发的《单证管理办法》、《单证管理实务》等规章制度，并结合本部工作的实际，制定了符合本公司实情的《营业一部单证抵押金制度》、《营业一部单证定额保单管理细则》、《营业一部单证单证库房管理制度》、《营业一部单证限时限量制度》等单证管理制度，我严格遵守各项规章制度，认真履行自己岗

　位职责。并及时按年度归档上级公司下发有关单证管理工作规范化文件，按年份对征订单、盘点表、回收表、单证培训、单证检查进行归档，使我部单证管理工作有条不紊，多次获得**市

　公司的表彰。

　2006年7月我部设立了单证库房，对所有业务单证进行整理、分类，并在库房建立单证库房出入登记簿。单证实现了专库、专柜、专人保管。为确证单证安全，库房内设有灭火器、灭虫剂等设备，能够做到防火、防虫、防盗、防潮的要求。单证库房设置“交强险单证” “商业险单证” “非车险单证” 的存放区域。

　二、严格规范单证操作流程、细化操作步骤

　亮点一、 一收、二看、三回头

　根据我部出单网点多、出单员多、业务员多、单证使用量大的实际情况，为规范领用、发放、回收等流程，我部在实行限时限量领用制度的同时，采取“一收、二看、三回头”的原则，即：出单员领取单证时，采取“发放一批、使用一批、回收一批” 的原则，第一次领取保单时严格限量发放，待余额接近使用完毕后，才进行第二次同量保单发放，出单员第三次领取保单时，综合岗人员必须“收”回将第一次出单员领取的50份保单。同时，进单证管理系统查“看”与之相对应的保单流水号在系统内的状态，核实实物流是否与信息流保持一致，是否有“作废”状态保险证及标志，如果有，必须一起上交。经过以上流程的监控结果正确无误，出单员才能从综合岗人员手中领取到第三次50份保单。另一方面，对业务员发放单证的量按两个率。一是每月的使用率，对已发放超过1个月仍未使用的单证采取“回头”看的原则，根据业务员在每月领用、回收的数量，回头总结每年的同一月份单证的使用数量，按月使用量对业务员发放单证

　。二个是遗失率，对单证遗失率较低的业务员，每次发放一个月使用单证的数量,但不超过规定发放的最大限额；对单证遗失率较高的业务员，发放量要减少或是不发。

　通过以上相应的单证管控机制、监督检查机制，不仅增强了出单员和业务员风险管控能力，而且使我部的经营管理效率有了较明显的提高。

　亮点二、完全实现日清日结

　2009年1月至今，除单证发放使用登记台账外，还制定单证领用、盘点报表和单证核销日清单，其中单证核销日清单是我部为细化单证核销流程、防止单证核销遗漏而制定的，即出单员根据当天使用的保单内容填写《单证核销日清单》，单证管理员每天从出单手中接收《单证核销日清单》、作废保卡、标志及补办申请表进行登记及时归档，再进单证系统内做核销登记。这样可以保证单证做到已使用单证与未使用空白单证的账账相符、账实相符，确保实物流与信息流保持一致。但是这样做的后果是每天出单员下了班，我才能开始我的核销工作，每天这些工作都完成已晚上8点左右了，身为女人也害怕走夜路，其中的辛苦和艰辛只有自己知道。但是我坚信工作是做出来的，我用实际工作成绩打破了业务量大、单证管理工作就差的传统说法。

　在2010看全省单证互查中，我部使用的《单证核销日清单》被检查组口头评为单证管理工作的一次创新。当时我部也是全省唯一能够做到日清日结的公司，现在已经被省公司在全省范围内推广。

　三、强化管控，严防经营风险。

　一是将所有已使用单证坚持每天核销工作，各保险单证进行盘点，确保核销率达到99%以上。有计划、合理地向分公司办公室领取下月

　度使用单证，避免过多库存。对实物单证进行盘点与跟踪，明确与出单员手中的单证，坚持勤发放、勤回收、勤核对、勤检查的“四勤”单证管理方法，多看、多问、多想确保了单证收发流水号码及发放数量一致。

　二是时时监控防风险。一方面，实行了单证使用时时监控，确保及时掌握各出单员领取单证的实际使用和流向情况，加大“作废”状态保险证、保险标志的实物回收和系统监控，回收的保险证、保险标志进行粘贴按年度归档。在监控中发现，车队业务的标志补打较严重，但不给补办又会影响于车队的关系。为解决这一难题，即不影响于车队的业务关系，又降低了保险标志的作废率。我部经过多方协调决定，给车队进行补打保险标志等，但要求车队要有补办申请。

　另一方面，建立实施限时限量领用制度，严格落实循环发放规定。保险单证的发放遵循科学合理、前清后领的原则。通过单证管理系统系统查询，检查单证识别码的一个流水号是否关联一个保单号码。从实际运行情况看，该模式对加强空白保单和已使用保险单管理方面具有明显效果。

　三是严格各出单点单证管理，每个出单点都由一名出单员或出单点的负责来领取保险单证。为更有效地管理单证，各出单点在出单前要严格审核投保资料是否齐全，不齐全的要让保护提供齐全才出单，这种管理措施提高了投保资料的准确性与及时性，推动了单证管理水平的提高。

　四是制订实施出单过程中信息资料是否健全、作废状态在已领单证中所占比例、是否有遗失单证等的抽查情况，及时发现和处理管理工作中存在的问题，做好查遗补漏的工作，并针对问题深入分析，制定整改措施，并设立奖惩机制，提高各驻店出单员的工作热情。针对个别出单员思想上存在的“小题大做”、“严格管控影响业务发展”等片面认识，她及时确立了单证管理“可见、可信、可行”

　六字方针，让单证管理“效果见得着、结果信得过、制度行得通”，主动和各驻店出单员沟通，用数据和事实说话，以理服人，充分体现单证管理工作的可见性和可行性。

　五是及时回收过期单证。在日常管理中，做到提前告知使用人领用新单证的同时必须交回旧单证，并明确旧单证的使用截止时间。在新单证领用时逐一作好旧单证回收与清理，同时不能遗漏没有及时领用新单证人员所保存的旧单证。通过单证管理系统显示的可使用数据及通过实际库存数量进行核对。确保旧单证全部收回，不出现新旧单证混用现象。

　单证管理工作是一项平凡而又重要的工作。我将一如继往地做好单证管理工作，严格执行上级公司的各项单证管理规章制度，在总、省、市三级分公司的正确领导下，为促进公司单证管理工作迈上新台阶做出应有贡献。

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