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会议管理制度

2020-06-13 17:00:37

 会议管理制度

 一、目的:

  为规范公司会议管理,提高会议质量,降低会议成本,统一会议管理模式,特制定本制度。

  二、管理职责:

  1、公司管理部负责公司会议场地、硬件资源的配置、管理及统筹、协调本制度的执行监督。

  2、管理部负责公司级会务工作,其他会议由各部门主办或召集的会议,管理部应予协助。

  3、公司级会议资料由管理部收集、整理、分发、立卷、存档,其他部门主办的会议资料各自整理并存档。

  三、会议分类:

  1、公司级会议:主要研究公司的重大事件的解决以及重大决策的确定,以宏观掌控公司的发展目标及管理动向。主要包括公司周工作例会、公司月度工作例会、公司季度工作例会、公司年终总结表彰大会、集团临时性会议等。

  2、专题会议:系全公司性的技术、业务综合会(如经营活动分析会、质量分析会、研发技术研讨会、生产调度会、安全工作会等)。

 3、部门工作会议:各部门召开的工作例会,由各部门负责人决定召开并负责组织。

  4、各类培训课程:由公司人力资源部或相关部门组织的各类培训和学习课程。

  四、会议安排:

       1、例会安排

      为避免会议过多或重复,全公司正常性的会议一律纳入例会制,原则上要按例行规定的时间、地点、内容和汇报程序来组织召开。例行会议安排如下:

  (1)总经理办公会议

 此会议由公司总经理、副总经理、各部门负责人参加,总结各部门工作,汇报工作重点及出现的疑难问题需由其它部门配合或公司领导协调解决事宜,由总经理传达集团公司的会议精神,布署公司的整体工作。由管理部列席此会议并负责会议记录的整理和分发。

  公司周例会的举行时间为每周一下午15:00,由公司总经理负责主持;月度办公会议的举行时间为每月3-6日,由业务部经理负责主持;季度办公会议的举行时间为每季度第一个月度一周,主持人为赵正选。如遇法定假日时间顺延进行,如有其它变动还礼部将提前通知各部门。

  (2)专题会议:

  此会议由主管业务部门负责组织,主持人为会议发起者主持,参会人员由会议发起部门决定并通知。

       ①技术专题会议:主要目的是讨论解决公司技术中心以及紧密相关部门在一周内出现的问题及下周的工作计划。此会议的举行时间为每周五下午15:00,遇法定假日时间顺延进行,如有其它变动组织会议部门将提前通知参会人员。

       ②生产专题会议:此会议的举行时间为每周六上午10:00,遇法定假日时间顺延进行,如有其它变动组织会议部门将提前通知参会人员。

  (3)公司各部门工作会议

      总结部门工作,并对下一阶段工作进行布署。各部门可以根据实际情况自行安排开会时间,并自行做好会议记录。

  (4)公司年终总结表彰大会

      总结全年工作情况,布署下一年度工作任务,表彰奖励先进集体及个人。此项会议由管理部具体组织实施。

  (5)各专题会议

      相关部门根据实际工作需要不定期地召开。会议的内容主要是针对运营管理、工作开展、企划工作、管理工作、合约事宜等专项工作进行讨论、布署和总结。

  2、凡公司已列入会议计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需临时安排其它会议,组织部门应提前通知参会人员调整会议计划。

  3、各部门工作例会必须服从公司的统一安排,各部门小会不得安排在公司例会同期召开,应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。

  4、会议一经确定,与会人员应预先做好各项工作安排,原则上不可请假缺席或迟到,遇特殊情况须提前向直属领导请假,获得批准后方可指派专人代为参加,会后应主动询问会议内容及交办事项,确保会议布署的各项工作按时保质完成并对工作结果负责。

  五、会议的准备

 1、公司有专项主题的会议或需有投影演示说明或使用音响设备的会议,应由行政部提前做好投影设备连接调试工作,管理部予以配合;

 2、会议之前,会议发起部门应有专人负责会议会标、座牌的制作和设置,并根据会议级别或性质准备好会议饮用水或其他招待用品,管理部予以配合;

 3、特别重大会议,应由管理部专人负责各项准备工作,具体包括以下内容:

  (1)会议议程安排(应提前报交公司领导或主要参会者);

 (2)会议资料准备(如需分发应在入场前登记分发);

 (3)会议场所布置及日常整理及卫生管理;

 (4)会议服务人员的安排;

 (5)会议签到;

 (6)会后事项安排。

  4、会议需要留存资料的应提前通知相关部门做好拍照、摄像工作;

 六、其他规定:

  1、应明确公司会议的目的,公司会议的目的是解决问题提高效率,因此会议应明确主题,不开无边际的会议。

  2、会前,由管理部负责通知与会人员,明确会议要研究的议题以便准备好相关文件材料。

  3、与会者的发言要言简意骇,一般发言不可过长,会议组织者或主持人在开会时应予以明示。

  4、重要会议决议或记录未正式公布前,与会者不得提前透露会议内容。

  5、与会人员必须用正式的会议记录本做详细的会议记录,以便于会后向部门员工准确传达会议精神,落实各项工作任务。

  6、公司会议的会议记录由管理部专人负责整理并由公司领导审阅签发,会议记录应分发给与会人员,必要时,分发给相关部门。其它会议由召集部门责成专人负责记录整理,由主管领导审阅签发并编号存档。

  7、会议结束后行政部或其它会议组织部门负责将问题进行汇总、分类,并将会议中对各部门工作的要求进行整理、分类、下发。公司会议决定事项的督办、检查和追踪由行政部专人负责,根据规定的时间节点逐项跟进,并在下一次例会前将各部门完成情况报公司领导。

  七、会议纪律

 1、任何人员不得无故缺席会议,如确实有紧急情况,须提前请假(主管、经理级请假需总监批准,总监请假需总经理批准,其它人员向各部门主管请假),否则视为缺席。违反规定者乐捐100元。

  2、与会人员应在会前3-5分钟进入会场,不得因任何理由迟到(提前请假获批者除外)。未事先请假说明者乐捐100元。

  3、召开会议期间,与会人员须将手机关机或调成振动状态,不准接听电话,如有重要电话应向会议组织者请假后离场接听,以免影响会议效果。违反规定者乐捐100元。

  4、与会人员在开会期间不得交头接耳、打瞌睡、大声喧哗或随意进出,应按次序发言,如有急需说明事项,应向会议组织者示意获准后发言,违反规定者乐捐100元。

  以上违规情况由管理部进行记录,会后由管理部经理签字后交财务部,违规人员在一周内到财务部交齐乐捐款,超过时间未交者在下月工资核算中双倍扣除。

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