集中采购管理规定

　第一章 总则

　第一条 为了整合资源，提高效率、降低成本，根据“**县YY铁矿冶炼有限公司”（简称“YY铁矿”，下同）下发的《关于‘物资集中采购’的通知》精神，结合YY铁矿和XX公司（指“**市**XX矿业有限公司”，下同）的具体情况，特制定本规定。

　 第二条 集中采购应当遵循公开、公平、公正、效益优先的原则，确保所采购物资的质量，以维护公司的整体利益。

　 第三条 物资集中采购工作由XX公司采购小组组织实施。采购小组负责矿山物资需求计划的分类汇总，编制物资采购计划、推荐供应商、物资采购、入库及产品质量跟踪、及时掌握矿山企业物资需求状况及库存情况等。

　 第四条 实行物资集中采购管理，仓库管理仍由各矿山企业自行负责，仓库地点不变。

　 第五条 集中采购的范围，包括矿山企业所需的设备、材料、仪器、备品备件、劳保用品以及其他可以进行集中采购的物资。

　 鉴于目前集中采购处于试行阶段，在试行阶段的集中采购仅限于以下三类。A类物资：使用年限超过一年，单位价值在50万元及以上的设备；B类物资：衬板；C类物资：火工材料、油料（包括汽柴油、油脂、润滑油等）、钢球、选矿药剂、劳保用品等。

　 未纳入集中采购范围内的物资，仍由各矿山企业自行采购。

　第二章 集中采购的方式

　第六条 除垄断物资外，集中采购采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源等采购方式。如原供应商在价格、质量、技术、服务等方面有明显优势，原则上可以不通过上述方式，但必须经过评审、确认的程序。原已签订的合同尚未执行完毕的，遵照原合同执行。

　 公开招标采购,是指采购小组（统称招标人）以招标公告的方式邀请不特定的供应商（统称投标人）投标的采购方式。

　 集团公司、物资需求单位或兄弟单位可推荐有资格的供应商参加投标。

　 邀请招标采购，是指招标人以投标邀请书的方式邀请五家以上（含五家）特定的供应商投标的采购方式。

　 竞争性谈判采购，是指招标人直接邀请三家以上的供应商就采购事宜进行谈判的采购方式。

　 询价采购，是指对三家以上的供应商提供的报价进行比较，以确保价格具有竞争性的采购方式。

　 单一来源采购，是指用途特殊单一、直接购买的采购方式。

　 第七条 批量较大的设备，一般采用公开招标或邀请招标方式采购，由评标小组推荐投标厂商，报集团审批决定中标厂商。具体参照“YY矿字[2008]1号”文件“**县YY铁矿冶炼有限公司矿山工程建设项目投资管理制度（试行）”执行。

　 第八条 符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判方式采购：

　 （一）招标后没有供应商应标或者没有合格标的或重新招标未能成立的；

　（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

　（三）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；

　（四）不能事先计算出价格总额的。

　 第九条 批量小、规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物资可采用询价采购的方式，由使用单位和采购小组共同询价，选择性能价格比及售后服务好的厂商。

　 第十条 属于下列情况之一的可采用单一来源采购方式：

　 （一）只能从特定供应商处采购，或供应商拥有专有权，且无其他合适替代标的；

　（二）原采购的后续维修、零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；

　（三）预先声明需对原有采购进行后续扩充的；

　（四）有充足理由认为只有从特定供应商（厂家）处采购，才能促进实施相关经营目标的。

　第三章 集中采购的程序

　第十一条 集中采购程序包括下列主要步骤：使用单位上报采购计划、汇总采购计划，确定并执行采购方式，招标议标或询价，订立及履行采购合同，验收，建帐，结算等。（后附图1为集中采购流程图）

　第十二条 对于集中采购的物资需求计划，遵循“谁需求谁计划”的原则，即YY铁矿和XX公司的物资需求计划由各自企业自行编制、审核后递交到采购小组。

　 第十三条 物资需求单位按照经批准的年度大修、小修、技改、计划及日常维护计划编制物资需求计划。

　 物资需求计划报送时间要求：每年11月30日前报送本企业下年度物资需求总计划（年度计划）；每季度第二个月20日前报送下季度物资需求计划（季度计划）；每月15日前报送下月度物资需求计划（月度计划）。

　 第十四条 采购小组依据物资需求计划进行分类汇总，形成集中采购计划，如有变更，应当提交审核后的变更报告。

　 第十五条 采购小组依据采购计划确定采购方式，并组织实施集中采购。

　 第十六条 采用邀请招标方式采购物资的，应当从符合相应资格的供应商中，通过随机的方式选择五家以上的供应商，并向其发出投标邀请书。

　 第十七条 公开招标或邀请招标的评标小组由集团公司或集团公司委托的单位、人员组成。

　 评标小组应对评标工作的公平、公正负责。

　 第十八条 物资采购实行招标方式的，自招标文件开始发出之日起至规定投标人提交投标文件截止之日，原则上不得少于20天。

　 第十九条 通过招投标确定供应商后，采购小组原则上应在中标通知书发出后立即启动与中标供应单位洽谈采购合同的程序。

　 第二十条 物资采购到货后直接送至物资需求单位，由使用单位的技术人员、仓库保管员、采购人员负责验收入库。

　 第二十一条 采购小组应负责验收入库物资的质量跟踪。采购小组应将采购活动记录、采购预算、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、合同文本、验收证明等采购文件收集整理存档。

　第四章 财务结算

　第二十二条 物资需求单位自行安排所需物资的款项。购货发票按照物资归属开具给物资需求单位。

　 第二十三条 固定资产及大宗物资的结算按合同办理，**地区的零星采购原则上每季度结算一次，结算手续统一由XX公司采购小组办理，货款由物资需求单位直接支付。

　 第二十四条 采购小组发生的费用由XX公司单列，其中管理费用可根据为各企业采购发生的实际费用收取，无法明确计算到具体企业的，则可按一定的比例分摊。

　 第二十五条 其他结算事宜，按照各矿山企业制定的物资采购相关规定办理。

　 第五章 附则

　第二十六条 凡属集中采购范围的物资，非经过以上采购方式和采购程序的，其他单位不得擅自采购。

　 第二十七条 在集中采购过程中有违反公司规定的将追究相关人员的责任。

　 第二十八条 本规定未尽事宜依照国家有关法律、法规、规章执行。

　 第二十九条 本规定由XX公司财务部负责解释。

　 第三十条 本规定自2008年10月1日起正式执行。

　附图1：集中采购流程图（见下页）

　公开招标

　招标公告

　评标小组审查供应商资质，评标议标

　邀请供应商

　货比三家

　采购洽谈

　邀请招标

　竞争性谈判

　询价采购

　单一来源

　订立及履行采购合同

　（合同的签订，具体参照“合同管理制度”）

　验收入库并办理结算

　物资需求单位提出采购计划

　采购小组分类汇总

　采购小组确定采购方式

　如有变更，提交变更报告

　限额以上的报集团审批

　质量跟踪与反馈

　支付质保金