张晓梅

（重庆市地质矿产勘查开发局南江水文地质工程地质队，重庆 401121）

历史经验表明，面向新发展环境和形式，要不断调整自身管理理念与措施，才能保障自身发展具有稳定、有效的可持续效果[1]。目前，在中国共产党正确领导下，我国已经完成了“全面脱贫攻坚任务”，已经全面进入“十四五规划”时代，在这样的环境下，尤其是已经完成改革转型的事业单位，要以新视角看待单位文书档案管理，以保障单位的现代发展能顺应国家大势，以避免自身发展偏离既定航道。由此，文章的探究内容具有一定实用价值。

通过分析现代环境下事业单位文书档案工作改进方向可以看出，其具有十分明显的价值：第一，可让事业单位理清现行环境下的发展方向。在探究现代环境下单位文书档案管理办法过程中，会让事业单位对现行环境下自身资源有更加清晰的认识，如物质资源、人力资源等，继而启发事业单位制定更加有效的管理措施，以在提升其发展速度的同时，保障其方向的正确性；
第二，可助推事业单位转型发展。尽管目前很多事业单位在自身管理模式上已经完成了转型发展，但现代环境要求事业单位要具有绿色发展、数据发展、共享发展等要素，而事业单位文书管理的改进正好会涉及这些属性，可立体的展示这些要素的作用下单位文化档案的管理效果，继而引导事业单位以单位整体性发展为视角，全面渗透新发展要素，进而为其现代化发展奠定基础；
第三，可动态纠正事业单位发展轨迹。单位文化档案几乎囊括了其所有的经营、管理活动，而对其进行改进，如搭建数字化管理环境，可在让单位更加清晰的掌握自身发展过程中所制定的措施，如人才管理制度措施中的不足，进而采取相关优化措施。

梳理事业单位文书档案管理状态可以看出，尽管很多事业单位现行环境下开始做转变单位文书档案管理方式[2]，优化管理理念与技术，取得了较好的成果，如数字一体化管理模式等。事实上，仍有部分事业单位在该方面的管理存在一定不足：首先，视角站位错误。部分单位在管理文书档案过程中，认为文书档案管理在自身发展中不重要，无法为自身经济发展或管理提供有效帮助。或未依据自身实际，完全照搬其它企业的管理措施与办法，浪费自身资源；
其次，人才技能素养不足。尽管一些事业单位已经完成文书档案管理工作的革新，搭建了现代数字管理系统，但其人才并未跟上这一节奏，导致人才效能输出低下；
其三，缺乏适宜管理制度。很多单位仍依靠原管理制度，形成“小马拉大车”的局面，不利单位文书档案的质量管理[3]。

3.1 强化宏观控制质量

3.1.1 重构管理意识，提升管理效果

事业单位文书档案管理意识的提升会直接影响其管理质量与效果，特别是数字、高效等新形势下，管理人员的意识水平会影响事业单位稳态发展[4]。据此，为提升单位文书管理质量：首先，需背靠单位现状，采取适应的意识改进措施。单位应依据自身发展历史数据和现行状态，如认真分析当前环境下管理人员意识层次，并紧密联系现行发展环境，如国家需求、行业发展趋势等，明确现单位管理层意识的具体差距，如观念中的效益为重等理念，并在此基础上采取恰当完善措施，如组织文化档案管理重要性、价值及意义等专题学习会议；
其次，搭建学习型软环境。单位应在自身发展基础上，一方面要定时举办学习主题活动等，让管理人员意识到自身所肩负的重担，继而积极探究新管理理念、管理方式，主动调整自身管理意识等。一方面要充分发挥党员干部的带头作用，要以党员干部为先锋队，形成良好的发展氛围，继而在潜移默化中纠正部分管理人员的观念意识；
最后，创新硬件工作环境，提升意识转化效果。相关单位应立足意识转变要素，优化工作硬环境，如标语上墙、制度上墙及逐渐提升单位文书档案管理环境等，以让相关人员意识到单位对该项工作的重视，继而转变自身工作态度。

3.1.2 完善制度措施，强化管理质量

在事业单位文书档案管理质量与效果保障性内容中制度措施属于关键性支撑[5]。于此，单位要重点关注单位的制度措施：一是要围绕原有制度措施，以有效性、质量性、管理性为中心，探究其是否能够适应现行管理环境。同时，在探究基础上要同优秀单位对比找差距，优化管理制度；
二是要充分利用现代数据化工具，优化制度缺陷。相关单位应在自身资金基础上，聘请第三方机构或采购相关数据系统，一方面收集、分析研究当前环境下该方面的有效措施，在分析基础上将有益于制度完善的措施融于管理制度措施，一方面通过分析原自身管理制度和现行环境有效的制度措施，分析未来制度措施的发展方向，并以此为依据提前优化管理措施，以提升制度未来适应性；
最后，要深入制度措施作用前线，提升制度措施规范性与有效性。简而言之，单位应深入一线工作职工，了解单位文书档案管理制度措施背景下，一线职工的管理状态，并将其有益建议融于制度管理措施。

3.1.3 完善人才建设，推动管理升级

实践证明，人才建设效果直接影响事业单位文书档案管理质量，如是否合规、有效、持久等[6]。基于此，第一，要依据单位人才管理实际情况，创新人才建设模式。一是要依据单位现代科技资源基础，建设现代高质量人才培养体系，以实现人才建设的适应性，例如，利用现代PPT等直观技术，为员工体系的展示文书档案管理知识技能，或搭建“线下+线上”教育模式，让职工在任何时间、任何地点，随时可学、随时可知，以实现人才培养的灵活性。二是要充分利用现代高校等学习机构，以新技术学习为要求，为人才搭建带薪培训环境，以保障人才建设的鲜活性，避免闭门造车。三是要依据现行环境下文书档案管理实际需求，优化培训内容，如数据化文书档案管理中的安全操作、数据分析、数据整理及纸质文书档案管理等。四是要立足素养培养，提升职工的职业素养，首先在强化职工专业技能时要积极提升技能素养，比如安全意识，或具有良好的保密意识等，以避免重要的文书档案信息泄露；
其次要优化人才招聘措施。为提升人才招录质量，填补人才构架空白。一方面单位应优化人才招录方式，如简化招聘流程，扩容招聘渠道等，以提升新鲜血液的稳定输入，一方面应依据单位实际情况，提升岗位待遇，以吸引更加高端的人才加入，如复合型人才等。

3.2 增强微观管理力度

微观主要涉及单位文书档案现代管理方式。简而言之，是数据化文化档案管理各个部分的细化措施。而通过对其的分析，应加强以下几个方面的控制措施：

3.2.1 强化单位文书档案资源管理

文书档案资源是单位档案的核心与关键，特别是良好的管理措施，可在一定程度上推动单位档案管理的数字化进程。由此，单位应在重视的作用效果：第一，应有针对性优化单位活动过程中由计算机生产的文书档案，比如各种活动票据、业务流程等；
第二，要收集单位活动过程中所形成的纸质档案，比如人才招聘档案信息、单位经营活动中所产生的纸质文书等。此外，在收集完成后，相关管理人员还应将其及时汇集到文书档案管理数据系统中，以后后期的管理、利用奠定基础。

3.2.2 强化设备保障体系

事业单位文书档案管理系统应控制好硬件和软件系统的管理。首先，在硬件管理方面，以做好计算机、温度显示器、门禁、防火报警器及存储机房等的控制管理；
其次，在软件管理方面，即安全必要的杀毒软件、密钥软件等，以提升管理的安全性。

3.2.3 搭建单位文书档案数据库

在软硬件和文书档案资源基础上，还应建设相关资源库，以便资源的利用[6]。一方面要建设目录数据库。一是要依据上级机构给出的标准，或自身相关制度标准，统一数据格式，规范处理方式，将收集的文书档案进行集中整理、分析，并转化为能够被处理的数据信息。二是要在数据标准基础上，制作符合文书档案内容的目录库，如单位经营活动情况中的时间、地点、活动要素等内容。同时，在此基础上还应搭建配套检索系统，并设定模糊或精准查询模式，或高级与一般查询，如知网检索系统中的各子项检索目录；
另一方面要建设相关数据库。建设数据库主要目的是提升单位文书档案数据化管理利用效果，如提升检索效率等。由此，应立足单位文书档案实际要素，搭建数据库以优化管理效果。

3.2.4 强化文书档案安全性

尽管单位文书档案数据化可提升档案管理质量，但信息化也对单位文书档案管理也提出了新的标准和要求。例如，若管理系统存在漏洞，或人为操作失误，可能会导致文书档案信息泄露，不利于单位文书档案的保密管理。于此，有必要针对信息技术潜在的风险，制定应对措施：首先，采购更加先进的管理系统，并同提供方约定及时修补系统漏洞；
其次，选用先进杀毒软件，如卡巴斯基、360安全卫士等；
其三，采用密钥登录，即设定专业管理员，仅有管理员密钥才能登入后台系统；
最后，建设备份。单位应在现系统资源基础上，搭建备份系统，设定备份周期，让其主动备份，以提升安全管理等级。

综上，在现行事业单位文书管理环境下，仅有采取动态完善措施，才能保障其建设质量与效果，才能实现其的管理效果。尤其是经过经验分析发现，对事业单位文书档案管理工作进行优化，不仅能够提升单位发展质量，还能助力事业单位深化发展。由此，相关单位需对其予以一定重视，要深入自身实际，探究符合自身文书档案管理的优化措施，以实现自身发展的提质增效。

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