档 案 整 理 前 期 准 备 工 作

　游忠林（四川省泸州市泸县档案局? 646100 单位电话:08308192874）

　档案的整理，就是对零散的或需要进一步条理化的档案进行分类、排列、编目，使之系统化的一系列工作。档案整理的目的是使档案级够全面、历史地反映该单位工作活动面貌，揭示文件有机联系，以便于档案的管理和利用。本文所针对的是单位档案工作“欠帐”太多，由档案管理人员独立完成不易，需请人帮助才能完成的单位，在进行档案整理之前，应做些什么准备工作呢？

　1、建立档案整理工作领导小组，由分管档案工作的主要领导任组长，主要负责档案整理工作经费的落实，以保障档案整理工作的顺利完成；由单位办公室主任具体抓，负责档案整理工作的协调工作；专兼职档案人员为成员，处理日常事务和参加档案的具体整理工作。三人组织的成立和组成是档案整理工作最重要的一步。

　2、落实档案整理地点：档案整理地点应达到档案的“八防”

　要求，并在短期内不作它用，以确保档案整理工作过程中档案不遗失，不损坏。一位领导说得好，档案不是钞票，钞票被损坏、被盗，可以退赔，档案被损坏、被盗，退都没法退，赔也没法赔，这是谁也负不起的责任。

　3、档案整理人员的配备：档案整理人员至少需要四人。一是档案立卷人，立卷人必须熟悉档案工作业务，有一定的档案专业知识，并且熟悉本单位的工作及业务，是档案整理工作的核心人员，一般由专兼职档案员或请经档案部门专门培训的人担任；二是打字员，要有一定的文字输入速度，有一定的档案业务知识更好 ；三是毛笔字写得好的人，专门拟定案卷标题；四是编号及装订人。人员的分工：档案整理人负责档案的分类，草拟案卷标题，并对档案案卷进行排列；打字员负责卷内文件目录和案卷目录的录入工作；编号、装订人负责编页号、装订档案、编案卷号、修补复印粘贴档案；写毛笔字的负责填写案卷标题，并协助编号装订工作。四者各司其职，使档案整理工作有序的进行。

　5、档案整理工作工具的购置及准备：1）电脑一台及档案专用著录软件；2）装订设备，一种是手摇钻，优点是轻便，价格便宜；一种是档案装订机，购买时应注意装订机的机针与机臂应有一个卷皮的宽度才行，比较笨重，但好操作。两种各有优劣；还有缝纫机，用于新规则档案的整理。

　3）卷皮和卷盒：卷皮有两种，一种是16K式、一种是A4式，使用时注意不能混年，用16K式到一定年限（具体年限根据具体情况定），开始用A4式时就不能再用16K式卷皮。卷盒用于新规则整理；4）归档章、期限章、字钉两副（一大一小）、印泥（蓝、红两种）、编码机、圆形针、铁夹子、醮水盒、铅笔、毛笔、浆糊等。

　6、档案的收集，档案开始整理之前，要把需要整理的档案收集齐全,这很重要，如档案收集不全，一经电脑录入后，再变动其顺序，就会造成人力物力的大量浪费。一定要引起高度重视并切实做好这项工作。这项工作的开展应先召开内部负责人会议，在会上作出明确的要求，请各部门认识其重要性并积极做好配合工作。

　7、制定档案整理工作纪律。档案整理工作纪律包括以下几个方面：1）不能在档案整理室内吸烟，严防发生火灾。2）严禁将档案带出档案整理室。3）未经同意非档案整理人员不得随意进入档案整理室。4）在档案整理过程中不能乱丢没有价值的废弃档案，应整齐堆放，保持整理室的清洁卫生。5）抓好档案的保密工作，严防档案失泄密事件的发生。

　做好以上准备工作后，加强同当地档案业务指导部门的联系，在档案部门的指导下开展档案整理，以确保档案整理工作质量，为档案工作规范化建设打下坚实的基础。

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　 2012年5月25日

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